为进一步加强学院学生学籍档案的整理立卷和归档工作，更好地为学院各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和学院学籍档案管理现状，特制定本办法。
一、学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字资料和凭证，它是学生在校期间的学籍，成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
二、学籍档案管理是学院档案工作的重要内容，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档。
三、学籍档案的归档范围
高中档案、录取通知书、报到单、体检表、学生登记表、学生综合素质测评表、顶岗实习鉴定表、毕业生登记表、学籍表、第二课堂成绩单、报到证存根、团员档案、校级及以上的各种奖励和处分、其它应当归档的文件。
四、归档材料的质量要求
（一）建立学籍档案使用的各种表单必须是学院相关部门制作的统一样式。
（二）学院及各部门对学生基本信息、鉴定及考核意见务必做到客观、真实，用语标准。
（三）手工填写的材料一律用碳素墨水或黑色签字笔填写，字迹要工整，内容准确，不得随意涂改。
（四）教师和学生要规范真实、客观填写各种表格和信息,做到档案内容真实可信，有利用价值。
五、建档程序和要求
（一）学生高中学籍档案由学生处统一对接邮政部门接收，分类整理后反馈给各系，各系组织辅导员核对学生档案信息，核实后，由各系统一保管，并在学生入学第一学期期末前完成归档工作；
（二）新生报到时应将录取通知书、报到单统一交至辅导员处保管，在学生入学第一学期期末前完成归档工作；
（三）新生入学体检完后由各系组织辅导员整理体检材料，核实无误后由各系统一保管，在学生入学第一学期期末前完成归档工作；
（四）新生入学时由教务处统一发放新生入学登记表电子档，各系辅导员应指导学生按照要求如实填写（纸质档一式两份），以班级为单位一份交至教务处，另外一份在学生入学第一学期期末前存入学生档案；
（五）根据学院具体工作时间安排，由学生处统一发放《学生综合素质测评表》（每生一式一份）和《毕业生登记表》（每生一式两份），各系负责组织填写，并在学生毕业前收集整理、完善后存入学生档案；
（六）学生离校在工作单位实习期满后，在学院教学信息网自行下载《学生顶岗实习表册》，按照要求填写后加盖所在单位公章（纸质档一式两份），回校后一份交至教务处，另外一份由各系组织辅导员将资料存入学生档案。
（七）学生毕业前由教务处统一发放学籍表，以系为单位领取后，由各系组织辅导员将资料存入学生档案；
（八）学生毕业时，由各系统一收集学生第二课堂成绩单，组织毕业班辅导员将资料存入学生档案；
（九）学生毕业前由招生就业处统一发放报到证，以系为单位领取后，由各系组织辅导员将报到证存根（白色一联）存入学生档案；
（十）学生入学后由学院团委统一收齐学生团员档案，分类整理后保存，学生毕业前将团员档案反馈至各系，由各系组织辅导员将资料存入学生档案；
（十一）各系应在学生在校期间以学年为单位整理学生的奖惩材料，并按时归档；
六、归档程序和要求
（一）各系辅导员老师应将学生档案按班级顺序移交所在系学籍管理老师处，移交时准备《太阳成集团tyc1050班级学生档案统计表》电子档、纸质档各一份；经各系学籍管理人员审核后移交到学生处，学生处根据档案规范要求整理学生学籍档案，并根据毕业生就业报到证要求统一派遣到各地人事局（人才交流中心）或教育局。
（二）档案须由辅导员老师本人到学生处办理移交手续。
七、档案的保管要求
（一）学籍档案是学院的核心资料，应妥善保管。要切实做到：防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失；归档介质要做到防磁、防压；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。
（二）学籍档案应按内容分类立卷，按系（部）→年级→专业→班次整理归档，制订案卷目录，编注顺序号。
（三）需查阅学籍档案材料时，须持单位介绍信及本人证件，经学籍管理人员同意，方可查借。
八、监督与检查
各系是学生学籍档案管理的第一责任人，由各职能处室协助，学生处对各系学生学籍档案的形成工作进行监督、检查。
太阳成集团tyc1050学生处
2018年8月16日