学院会议室是学院举行会议、接待宾客的重要场所。为确保学院会务、对外接待工作的正常开展，规范会议室管理，特制定本办法。
一、管理部门
学院会议室由学院办公室统一管理。
二、使用范围
学院会议室原则上只供学院层面会议和对外接待使用。学院各部门确需使用会议室的，需经学院办公室主任同意后方可使用。
三、使用要求
（一）学院会议室实行预约制度，未经办公室允许，任何部门和个人不得擅自使用会议室。学院各部门确需使用会议室，一般应至少提前一天向学院办公室提出申请，以便统筹安排。若各部门预约的时间与学院临时性重要会议或活动时间发生冲突，应遵循先紧急后一般，先学院后部门的原则。
（二）凡列入学院一周工作安排内的会议，需使用会议室的，必须确保其正常使用，不得发生临时挤占等情况。
（三）学院会议室实行使用登记制度。各部门使用会议室前需到学院办公室会议室管理人员处填写《会议室使用登记表》，如遇特殊情况或紧急会议，在通知会议室管理人员后可立即开启使用，事后补办有关登记手续。
（四）学院各部门使用学院会议室，要爱护室内设施设备和物品，不得擅自挪用，节约用电。会议结束后，应安排人员进行必要的检查，关闭会议室内电灯、各种电器设备的电源。（特别注意：若使用投影仪的，必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源）
（五）学院各部门使用会议室，要维护室内清洁卫生，不在与会期间吸烟，乱扔纸屑等。会议结束后，使用部门要对会议室进行清扫和整理，关好门窗。
（六）会议室使用结束后，使用部门应及时到学院办公室会议室管理人员处办理交接登记手续，经管理人员检查后方可离开。
四、责任
学院各部门使用会议室应严格遵守本办法，对于不按规定使用会议室的部门或个人，学院办公室有权按以下办法处理，经分管院领导批准后执行。
（一）凡使用会议室后未及时熄灯，关闭设备电源、门窗的，使用部门负责人或具体经办人扣款50元/次。
（二）凡人为损坏会议室设施设备、物品的，使用部门需请后勤处安排人员进行维修，维修费用由使用部门负责人或经办人承担，并处以50元/次的罚款。
（三）凡遗失会议室内的物品、设备等，除照价赔偿外，另罚款100元/次。
五、本办法由学院办公室负责解释，自公布之日起执行。
