一、档案管理
本制度中的档案是指学院在教育教学和行政管理中所形成的具有保存、查阅、参考价值的各种载体（纸质、照片、录音、计算机软盘、硬盘、移动硬盘、及光盘等）。
学院建立档案室，由院办公室落实专人集中统一管理。各部门指定部门档案管理人员，负责将本部门档案材料按照本制度向档案室移交，由档案室集中管理，同时负责本部门档案的管理。任何部门或个人不得遗失、损坏档案材料或将其据为己有。
二、档案收集
（一）收集范围
按照学院工作性质和特点以及形成档案的实际情况，凡是已办理完毕的反映学院工作活动的基本历史面貌的具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的纸质、电子文件及相关材料均属归档收集范围。
1、国家各级部委发布的具有保存价值的文件、函件、材料。
2、党和政府各级领导来校视察、检查工作时的讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3、各级党委、政府领导来校的重要活动记录、纪要及重要批示。
4、党委、政府及各级教育主管部门召开的重要会议文件、材料。
5、上级部门授予的各种荣誉（包括学院集体、教师个人、学生）和资质的证件、奖状和相关材料。
6、学院正式发文的编号发文签发稿、印本（含重要文件的修改意见稿）。
7、学院制发的各种便函、信件、简报、督查通报等签发定稿、印本（无正式发文编号的）。
8、学院教育教学管理、德育工作、专业建设、教研工作、安全工作等文件、资料。
9、学院及各部门的月、期及年度总结、计划、规划、工作安排等文件、资料。
10、学院制定的各项规章制度、重要管理措施、校训、校风、领导在各种重要会议上的讲话等。
11、各部门制定的各类管理制度。
12、学院领导班子工作会议、行政办公会议、党、团组织等议事决策会议记录、纪要。
13、学院各种对外协议、合同等。
14、学院党群团建设及活动开展等资料。
15、学院教师聘任、教师培训、师德工作等文件、资料。
16、学院基建项目的设计图纸等涉及到需要办证或鉴证等资料
17、上述未尽事宜，由部门根据实际补充纳入。
（二）收集要求
1、归档文件均应做到完整无缺，做到不重复。
2、文件排列顺序为：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。应归档的电报，应合并在文件中去，做到文电合一。每份文件之间，按文号或时间顺序排列。
3、每月30日前，各部门须将上述应归档的资料及资料清单按要求交档案室归档。
4、各部门应将当年办理完毕的应归档电子文件与纸质公文一同归档。
三、档案利用
（一）各部门调阅业务范围的档案、资料，必须办理登记手续。
（二）调阅密级文件和核心资料档案，须经主管档案工作的院领导或院办负责人批准。
（三）密级档案资料一律谢绝电话查阅。
（四）密级档案和资料一律不予复印，特殊情况需摘录和复印的，须经主管档案工作的院领导或院办负责人批准。
（五）会议记录一律不予查阅，特殊情况需摘录和复印的，须经主管档案工作的院领导或院办负责人批准。
（六）查阅档案的外单位人员须凭单位介绍信，并经相关部门人员陪同，经主管档案工作的院领导批准后方可调阅。
（七）调阅档案要爱护、严禁拆卷，并不得在档案文件上圈点划线、增删涂改，违者依法严究。
（八）电子公文的提供利用，必须严格遵守国家有关保密规定。
四、教职工人事档案的管理，由学院另行规定。
五、本制度解释权属学院，从公布之日起执行。
二〇一三年八月二十四日