一、 公文种类
公文种类有：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要10种。
（一）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（二）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（三）通知
适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（六）请示
适用于向上级机关请求批示、批准。
（七）批复
适用于答复下级机关的请求事项。
（八）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（九）函
适用于不相隶属机关间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文形成过程
公文的撰制是一个完整的过程，它一般包括拟稿、签发、打印、校对、用印、登记、下发、存档等程序。
（一）拟稿
凡以学院行政名义上报和下发的综合性文件由院办公室负责拟搞；学院某一方面工作的文件由相应的科室拟稿。重要文件应由领导亲自动手或主持、指导拟稿。
（二）部门签署意见及会签。
文件草拟后，应贴上学院统一印制的“太阳成集团tyc1050公文发文笺”，填写文件标题，急缓程度、文件编号等，由本科室负责人初审并签署意见。如文件内容涉及几个科室，拟稿科室应请有关科室负责人一并签署意见后方可送院办公室审核。
（三）复核。
办公室接到送审稿后，应及时审核。核稿的重点是：
1、检查是否符合公文处理程序及要求。
2、检查是否需要行文。
3、检查是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与其它公文重复或有脱节之处。
4、检查是否与有关部门协商、会签。
5、检查文字表达、文件使用、行文格式是否合符规定，标点符号使用是否正确、主送和抄送是否适当、标题及主题词选配是否签发。
（四）以本学院名义制发的上行文，由院长或者主持工作的负责人签发；以学院名义制发的下行文或平行文，由学院院长或分管副院长签发。成文日期以负责人签发的日期为准。
（五）编号、登记、打印。
1、以学院名义发的文件，办公室接到文件定稿后，应及时登记、编号、不能自行打印者可送文印中心打印，并根据急缓、先后顺序安排打印。文件打完后，打印人应及时通知拟稿人校对。
2、各部门文件，除已明确由学院办公室打印者外，由各部门负责打印；已有计算机的部门，原则上自行打印。
（六）印刷、装订、用印、发文、存档。
公文印制要讲究外观形式，应力求美观整洁。印制的文件由拟稿部门负责到院办公室盖印，装订后下发。
1、学院的印章：需由院长、副院长或授权学院办公室主任签字后方可使用。
2、学院办公室的印章：需由办公室主任签字后，方可使用。
3、各部门的印章：需由各部门负责人签字后方可使用。
4、用印要严格审查，对不符合签发权限，用印手续不完备、行文关系不正确的不予用印。
5、盖印要清晰，色泽要鲜艳，位置要适当。
对于按发文程序处理完毕的文件，应将文件形成过程的底稿和印制文件两部分交办公室核查后存档。
拟制、修改和签批公文，用笔用墨用纸及书写必须符合存档要求。